La gestión documental y la plataforma 3DEXPERIENCE

13-05-2020 | Publicado por Principia

Independientemente del sector industrial en que trabaje un equipo de ingeniería, la forma de organizar y gestionar la información de los proyectos es más o menos parecida y es a la vez de suma importancia. Un ingeniero típico maneja simultáneamente información de especificaciones técnicas, estado del arte, diseño en detalle, fabricación o instalación del proyecto, en una enorme diversidad de formatos de archivos.

En cada proyecto hay archivos de procesadores de texto, hojas de cálculo, planos 2D, modelos 3D, archivos de simulación, etc., repartidos en diversas carpetas de usuario o compartidos en un servidor, no siempre organizados según algún convenio o procedimientos de la empresa. Además, cada uno de estos documentos puede ser editado varias veces a lo largo de su ciclo de vida, con la consiguiente complejidad para mantener su trazabilidad e integridad.

Se podría pensar que al guardar un documento con otro nombre se puede contar con todas las versiones, desde las más antiguas hasta la más reciente, y es cierto. Pero el efecto multiplicador de tener varias versiones por documento, de todos los documentos editables, de todos los miembros del equipo de ingeniería y hasta de otros departamentos de la empresa, es arriesgado, además de desorganizado. Es muy frecuente, de hecho, que acabe por revisarse o aprobarse un plano que correspondía a una versión incorrecta o desactualizada.

Sin un sistema que administre eficientemente la información, esta desorganización puede desembocar en costos ocultos significativos: errores de fabricación, instalaciones o ensamblajes inapropiados, que conllevan retrasos de los proyectos y costes asociados a la corrección o recreación de los diseños.

Un problema recurrente es la tardanza en la búsqueda de información. Dassault Systèmes ha comprobado que el 20% del tiempo de ingeniería se malgasta en buscar documentos, o en recrearlos si no se localizan.

Todos los documentos poseen al menos dos datos para ser localizados, el nombre y el formato del archivo, pero en ocasiones pueden ser insuficientes para encontrarlos y se necesita usar información adicional, como podría ser proveedor, número de pieza, costo, material, ingeniero responsable, número de revisión, fecha, etc.

A estos datos adicionales que son necesarios para buscar los archivos con mayor eficiencia se les conoce como metadatos, que son una especie de ficha o formulario digital que acompaña a cualquier documento y carpeta de los proyectos de ingeniería, y conforman el núcleo de los sistemas PDM (Product Data Management) para la gestión documental, que son la piedra angular sobre la que se construyen los sistemas de gestión del ciclo de vida (PLM).

Los PDM son sistemas de gestión que registran y organizan las diferentes versiones de los documentos evitando duplicidades y garantizando la trazabilidad, seguridad e integridad de los datos, conociendo con certeza cada punto de interacción del ingeniero con el documento, desde su creación hasta su revisión y aprobación.

Los sistemas PLM gestionan el ciclo de vida del producto desde su etapa conceptual de diseño hasta su fabricación, teniendo en cuenta su integración con ERPs y otras plataformas. Son adecuados para incrementar la productividad de las empresas de un amplio espectro de sectores industriales.

En la plataforma 3DEXPERIENCE, un amplio abanico de aplicaciones de ENOVIA, con soluciones PDM y PLM, permiten la colaboración entre los miembros de una organización eliminando el trabajo recurrente y optimizando los procesos productivos. Además, estas soluciones pueden integrarse a una herramienta de gestión de proyectos, que ayude a su planificación en el tiempo, Diagrama de Gantt y ruta crítica, diagrama de procesos y gestión de tareas para cada usuario del equipo.

La disponibilidad de la plataforma 3DEXPERIENCE en la nube ha acercado las soluciones PDM y PLM a las pequeñas y medianas empresas que hasta hace poco las consideraban fuera de su alcance por su complejidad y coste